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    2019年10月自考公文写作与处理考点:分类

    2019-11-28 15:57:03   来源: 重庆自学考试网     点击:
    作者:张老师
    归档文件的分类,是指全宗内归档文件的实体分类,即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同,分成若干层次和类别,构成有体系的过程。

      分类是归档文件整理的重要环节,归档文件经过科学合理的分类,不但能够揭示出文件之间的内在联系,使档案成为一个有序化的整体,而且便于排列上架,编目等后续工作的顺利开展。

      归档文件的分类方法

      01按年度分类。年度分类法就是根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类。它是目前运用得最广泛的一种分类方法。

      02按保管期限分类。保管期限分类法就是根据对归档文件规定的不同保管期限进行分类,即将同一年度的归档文件按永久(50年以上)、长期(15—50年)、短期(15年以下)三种保管期限分类。

      03按机构(问题)分类。机构(问题)分类法是指将文件按其形成或承办机构(问题)进行分类。

      04几种分类方法的结合运用。在实际工作中,当归档文件较多时,分类工作需要分层进行,单纯采用一种分类方法的情况是比较少见的,一般是将几种方法结合起来使用。

      按年度分类时应注意:

      ①一份文件往往有多个时间特征,如成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、发文和收文日期等等。计划、规则、总结、预算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件,应统一按签发日期(或成文日期)判定文件所属年度。

      ②跨年度的会议和案件等形成的文件材料,分类时,会议文件材料归入闭幕年,案件等文件材料归入结案年。

      ③没有标明落款日期的文件材料,应对文件内容及特征进行考证,以推断文件材料的形成日期并据以划分年度。

      ④专门年度中形成的文件材料,应按照专门年度进行分类。

      按保管期限分类方法的原因:

      能够将不同价值的归档文件从实体上区分开来。

      使档案部门能够有针对性地采取整理和保护措施。

      为库房排架管理,档案移交进馆和到期档案鉴定等管理工作提供便利。

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